Arbeitsorganisation – Moderne Cloud-Technologie als Retter in der Krise

Videokonferenz.2

In Anbetracht der sich rasant ausbreitenden Infektionen mit dem Coronavirus hat die Geschäftsleitung von rosenbaum nagy schon vor zwei Wochen erste Präventionsmaßnahmen ergriffen und alle Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, um die Ansteckung untereinander und damit verbundene Quarantäneauflagen für das Team zu vermeiden. Damit wollen wir Vorsorge treffen, um unsere Beratung für Sie möglichst uneingeschränkt aufrecht erhalten zu können, und natürlich die Gesundheit unserer Mitarbeiter sowie der gesamten Bevölkerung zu schützen.

Da wir unsere eigenen IT-Systeme in den letzten Jahren konsequent in die Cloud migriert haben, sind wir in der Lage, jederzeit und von jedem Ort aus zu arbeiten. Daher lässt sich dies problemlos und ohne Betriebsunterbrechung realisieren. Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erfolgt durch Videokonferenzen mit Microsoft Teams, dem wichtigsten Kollaborationstool im Microsoft-Office365-Paket. Mit wenigen Klicks sind Meetings mit mehreren Kollegen eingerichtet und jeder kann seinen Bildschirm mit der Runde teilen. Auch unsere zweiwöchentlich stattfindende Teamsitzung mit gut 30 Teilnehmern hat am vergangenen Freitag als Videokonferenz prima funktioniert. Mit der Einführung der Cloud-Technologie haben wir zudem das komplett papierlose Arbeiten eingeführt. Über den Microsoft-Sharepoint und Teams realisieren wir die gemeinsame Datenablage und den Datenzugriff, wir tauschen uns über aktuelle Ereignisse bei unseren Kunden aus, es finden direkte persönlich Chats und Telefonate statt und wir treffen uns zu Online-Meetings. Auch unsere Festnetztelefonie haben wir in eine virtuelle Telefonanlage übertragen und können unabhängig vom Bürostandort telefonieren.

Das ganze rosenbaum nagy-Team ist somit wie gewohnt für Sie telefonisch oder auch per E-Mail erreichbar. Und selbstverständlich kommen wir auch weiter zu Vor-Ort-Terminen zu Ihnen, wenn der Bedarf besteht.

Um die weitere Ausbreitung des Virus aktiv zu bekämpfen, haben wir unsere Mitarbeiter dazu angehalten, alle nicht absolut notwendigen Vor-Ort-Termine bei Kunden als Video- oder Telefonkonferenz durchzuführen. Wir können Sie jederzeit in eine Videokonferenz einbinden, selbst wenn Sie Microsoft Teams nicht installiert haben. Das hat in vielen Fällen in den letzten Wochen bereits sehr gut funktioniert und wir merken, dass diese Art der Kommunikation doch etwas persönlicher ist als das klassische Telefonieren. Außerdem hat sie den Vorteil, dass wir Ihnen mit einem Klick unsere Präsentation oder Exceltabelle auf Ihren Bildschirm anzeigen und gemeinsam darüber sprechen können.

Wir sind sehr froh, dass wir den Einsatz der modernen Cloud- und Kommunikationstechnologien seit über einem Jahr mit unserem Team trainieren. Seinerzeit haben wir diese Veränderung im Zuge der Einführung eines neuen Arbeits- und Bürokonzeptes auf den Weg gebracht. Seitdem stellen wir jedem Mitarbeiter frei, wann und wo er arbeitet. In der aktuellen Krisensituation können wir nun feststellen, dass wir genauso produktiv zusammenarbeiten wie an unserem Bürostandort in Köln. Unsere positiven Erfahrungen mit dem „Arbeiten 4.0“ können wir nur weitergeben und anregen, sich ebenfalls Gedanken dazu zu machen, wann und wo der Einsatz möglich und sinnvoll ist. Gerne stehen wir Ihnen zum Gedankenaustausch zur Verfügung. Übrigens: Microsoft stellt zur Unterstützung im Kampf gegen Corona und seine Folgen die Premium Version von Microsoft Teams für sechs Monate kostenlos zur Verfügung. Dadurch kann jedes Unternehmen schnell und einfach von den Vorteilen dieser Lösung profitieren. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/05/our-commitment-to-customers-during-covid-19/.

Der Autor Roman Tillmann ist geschäftsführender Partner der rosenbaum nagy unternehmensberatung.

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