Leitfaden – Sicherstellung des Personaleinsatzes

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Deutschland erlebt dieser Tage Einschränkungen des täglichen Lebens, wie sie für viele von uns noch nie dagewesen sind. Häufig heißt es, dass jeder einzelne seine Gewohnheiten anpassen muss, um seinen Beitrag zu leisten. Im Privaten wird man dem gut und schnell zustimmen können, aber was passiert, wenn die Maßnahmen wie jetzt weitreichende Effekte auf Ihre Geschäftstätigkeit haben?

Sie sollten darauf achten, schnellstmöglich Ihre wichtigsten Unternehmenswerte (‚Assets‘) zu schützen – für die meisten unserer Kunden, sind diese Werte Ihr Personal! Nachfolgend soll deshalb ein mehrstufiger Maßnahmenplan zur Sicherstellung des Personaleinsatzes vorgestellt werden.

Stufe 1: Gesundheits- u. Verhaltensschulung und -prävention

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter! Es ist vor allem die Einhaltung der einfachen Verhaltensregeln, die besonders wirkungsvoll in der Risikoreduktion ist. Schulen Sie die bekannten Präventionsmaßnahmen und benennen Sie intern Experten und Expertinnen zur Krisenintervention. Darüber hinaus sollten Sie einen Krisenstab bilden, der regelmäßig tagt und auch die kurzfristige Krisenkommunikation koordiniert (näheres hierzu finden Sie in diesem Artikel).

Stufe 2: Risikostreuung im Dienstplan

Versuchen Sie nach Möglichkeit, überschneidungsfreie Mitarbeitergruppen zu bilden, sodass bei Quarantänefällen nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern betroffen ist. Identifizieren Sie die kritischen Überscheidungspunkte und versuchen Sie diese unter Nutzung moderner Technologien zu überbrücken.

Umsetzungsbeispiele:

Prinzip Arche Noah für die Funktionsbereiche: Bilden Sie überschneidungsfreie, aber autark leistungsfähige Teams, die jeweils ohne Kontaktpunkte zueinander arbeiten, um auch im Quarantänefall die Leistungserbringung sicherzustellen. Trennen Sie z.B. die Finanzbuchhaltung und das Personalwesen vom Produktionsbereich, so dass diese sich physisch nicht begegnen.

  • Aufsplitten von Teams im Schichtbetrieb, z.B. Pflegeteams (Umsetzung in Krankenhäusern und bei Pflegeeinrichtungen): Bildung von drei selbstständigen Pflegeteams, die jeweils eine Woche am Stück mit hoher Arbeitsbelastung Dienst leisten und danach idealerweise 2 Wochen frei haben (Größenordnung und Zeitintervalle sind hierbei variabel). So kann auch bei einer Infektion und schlimmstenfalls einsetzender Quarantäne des gesamten Teams die Versorgung/Leistungserbringung über den Quarantänezeitraum hinweg sichergestellt werden.

Stufe 3: Anpassung der Personalmenge

Prüfen Sie für die nächsten Wochen differenziert, wie hoch Ihr Personalbedarf tatsächlich noch ist. Je nachdem in welcher Branche Sie tätig sind, spüren Sie unterschiedliche Auswirkungen der Krise. Je nach Kundenverhalten und Auftragslage muss der Personaleinsatz kurzfristig angepasst werden. Klären Sie hierzu die Bereitschaft zur Stundenaufstockung oder Reduktion bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Sollten sich durch Auftragsabsagen deutliche Umsatzeinbußen oder durch bestätigte Kundenerkrankungen oder das Versterben von Kunden in der Sozialwirtschaft Nachbelegungsprobleme ergeben, sollte zudem Kurzarbeitergeld in Erwägung gezogen werden.

Stufe 4: Verschlankung der Prozesse

Prüfen Sie aufgabenkritisch welche Arbeitsschritte im Kontext der aktuellen Situation wirklich notwendig sind. Dies gilt zum einen um unnötige Kontaktpunkte zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den Kunden zu verringen und zum anderen, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Dokumentationstätigkeiten sowie das Einhalten korrekter Verfahrensregeln sollten in Krisenfällen sorgfältig evaluiert werden.

Für Organisationen der Sozialwirtschaft ist eine solche Aufweichung der starren Regulatorik bereits in Teilen durch entsprechende Zugeständnisse, wie z.B. das Aussetzen der MDK-Prüfungen bis (zunächst) Ende Mai proaktiv eingeräumt worden. Weiterreichende Maßnahmen müssen individuell mit den Aufsichtsbehörden abgestimmt werden. Hierzu zählen z.B. die Unterschreitung der Fachkraftquote, die Reduktion/ Einstellung unnötiger bürokratischer Maßnahmen/ Dokumentationsvorschriften sowie eine bewusste Unterschreitung von Pflegepersonalschlüsseln. Letzteres wurde bspw. in NRW in einem entsprechenden Erlass zugestanden, geht dann aber mit einem Belegungsstopp einher.

Stufe 5: Qualifikationsflexibler Personaleinsatz

Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen. Das Verwaltungs- und Leitungspersonal eines der großen Lebensmitteldiscounter wurde dazu aufgefordert zu prüfen, ob Homeoffice möglich ist und falls nicht dazu angehalten, in den Lagern oder direkt in den Märkten auszuhelfen. Dann dürfen auch Sie anfangen, frei zu überlegen, wer zukünftig was machen soll und unter den aktuellen Gegebenheiten auch machen kann. Unterschiedliche Leistungsbereiche sind häufig unterschiedlich stark betroffen, sodass eine interne Umbesetzung sehr sinnvoll sein kann.

In der Sozialwirtschaft ist so auch der Einsatz von Hauswirtschafts- und Betreuungskräften in grundpflegerischen Einsatzbereichen unter entsprechender (Schnell-)Anleitung zur Sicherstellung der Bewohnerversorgung denkbar.

Diese Maßnahmen müssen, wenn Sie eine betriebliche Interessenvertretung haben, mit dieser abgestimmt werden.

Stufe 6: Temporäre Aufgabe/Stilllegung von Teilbereichen

Sobald die Krise sich entweder auf Mitarbeiter- oder Kundenseite soweit manifestiert hat, dass es zu Ressourcen- oder Auslastungsengpässen kommt, sollten Sie die bestehenden Angebote systematisch bewerten: Welche Angebotsbestandteile werden mit hohem (organisatorischem oder wirtschaftlichem) Aufwand aufrechterhalten, obwohl die Ressourcen an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten?

Umsetzungsbeispiele:

  • Aufgabe haushaltsnaher Dienstleistungen in der ambulanten Pflege zum Kunden- und Mitarbeiterschutz und zur Reduktion der aufwendigen Leistungs-Organisation.
  • Schließung der Tagespflege bei unzureichendem Besuch (Personaleinsatz in die Kernbereiche umverlegen). Es ist davon auszugehen, dass sich die Unsicherheit der Gäste sowie die Krankheitsfälle in der nächsten Zeit deutlich erhöhen werden (oder Angebote per Erlass geschlossen werden). 

Stufe 7: Leistungserbringung in Notfallbesetzung

Bei zunehmendem Personalausfall müssen Sie ggf. die Leistungserbringung über drastischere Maßnahmen sicherstellen. Je nach Branchenkontext kann das eine fast vollständige Reduktion der Personalbesetzung bedeuten. Im Extremfall sind nur noch einzelne Personen für Aufsichts- oder Wartungstätigkeiten einzuplanen. Steht der Personal- und Kundenunsicherheit jedoch ein verbindliches Versorgungsversprechen gegenüber (z.B. in Pflegeeinrichtungen oder in Krankenhäusern) muss die Versorgung über eine deutliche Ausweitung der Arbeitszeiten abgesichert werden. Das Auflösen aktueller Dienstplanungsstrukturen und das temporäre Einführen eines Zwei-Schicht-Systems mit entsprechend verlängerten Einsatzzeiten könnte so z.B. für die unmittelbare Krisenbewältigung erwogen werden. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Sicherung der Personaleinsatzfähigkeit ein genauso herausforderndes wie vielschichtiges Unterfangen ist. Gleichzeitig haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, um innerhalb der eigenen Voraussetzungen zu intervenieren. Wenn Sie einen Sparringspartner suchen, um diese Themen weiter zu verfolgen, sprechen Sie uns gerne an.

Der Autor Kip Sloane ist Seniorberater bei der rosenbaum nagy unternehmensberatung

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