Prävention – Wie mache ich mein Unternehmen robuster gegenüber den Pandemierisiken?

Hände

Es wird täglich immer deutlicher, dass neben der Bevölkerung auch die Unternehmen durch die Corona-Pandemie gefährdet sind. Hierbei ist die „Risikoexposition“ der Unternehmen in Abhängigkeit von der Branchenzugehörigkeit vergleichsweise offensichtlich. So gehören Tourismus, Gastronomie, Veranstalter, Messebauer zu den schnell und unmittelbar stark betroffenen Branchen, während Krankenhäuser, Lebensmitteleinzelhändler oder auch die Strukturen der öffentlichen Daseinsfürsorge bereits heute deutlich stärker gefordert sind. In den nächsten Wochen ist davon auszugehen, dass immer mehr Branchen von den Effekten der Corona-Pandemie betroffen sein werden, sei es aufgrund gestörter Lieferketten oder aufgrund staatlicher Verbote zur Reduktion sozialer Kontakte.

Viele dieser Faktoren sind für Unternehmen nur eingeschränkt beeinflussbar. Dennoch können alle Unternehmen einiges tun, um sich für die Krise robuster aufzustellen.

Reduktion der Kontakthäufigkeiten zwischen den Mitarbeitenden sowie der Außenkontakte

Was für unsere Gesellschaft im Ganzen bei der Bekämpfung der Epidemie gilt, gilt im Kleinen auch für die Unternehmen. Daher ist eine zentrale Maßnahme, die persönliche Kontaktintensität zu reduzieren. Folgende Maßnahmen tragen hierzu bei:

  • Intensivierung von Home bzw. Mobile Offices bei allen Mitarbeitenden, wo es möglich ist. Hierbei geht oft mit einem bereits überschaubaren Aufwand mehr als man denken würde
  • Minimierung aller Meetings auf das absolut notwendige Minimum, auch hinsichtlich der Teilnehmenden
  • Virtualisierung der notwendigen Meetings: Verlagerung in eine Video- oder Telefonkonferenz
  • Strikte Zuweisung von Arbeitsorten für einzelne Abteilungen bzw. Mitarbeitergruppen mit Betretungsverbot für übrige Mitarbeitende (insbesondere Trennung der sensiblen Bereiche Finanzbuchhaltung und Personal von den operativen Abteilungen, siehe unten)
  • Reduktion aller Kundenkontakte auf ein absolutes Minimum

Trennung von Mitarbeiterpools

Auch innerhalb der einzelnen Abteilungen bzw. Bereiche macht es Sinn, die Kontakthäufigkeiten untereinander zu reduzieren. Idealerweise bildet man teamübergreifend Gruppen von Spezialisten, die zumindest einen Notbetrieb gemeinsam gewährleisten können und dann nach Möglichkeit zeitlich und idealerweise auch räumlich getrennt arbeiten. Beispielsweise könnten in einem Unternehmen zwei Gruppen von Mitarbeitenden bestehend aus dem Vertrieb, Einkauf, Fakturierung, Buchhaltung und Personal gebildet werden, die in einem versetzten Zeitplan arbeiten und sich nicht sehen. Hierdurch wird die Gefahr, dass ein Mitarbeiter den anderen infiziert, reduziert und wenn die Kontakte nachweisbar nicht stattgefunden haben, würde nur ein Teil der Mitarbeitenden in Quarantäne müssen. Sollte eine zusätzliche räumliche Trennung baulich oder organisatorisch nicht möglich sein, sollte zwischen den Wechseln der beiden Schichten eine umfassende Desinfektion mit geeigneten Flächendesinfektionsmitteln erfolgen.

Wichtig ist auch, dass diese Teams hinsichtlich der persönlichen Kontakte möglichst weitgehend von anderen Bereichen des Unternehmens getrennt werden und nur in Ausnahmefällen und hier nach Möglichkeit auch nur auf einzelne Personen konzentriert persönliche Kontakte stattfinden. Auch dies minimiert die Infektionsrisiken bzw. das sekundäre Risiko, dass komplette Abteilungen in Quarantäne müssen, wodurch der Dienstbetrieb komplett lahmgelegt wird.

Verschärfte Hygienemaßnahmen

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber nicht oft genug zu betonen, ist die Einhaltung der allgemeinen Verhaltensregeln auch am Arbeitsplatz. Darüber hinaus sollten in allen Betrieben an sensiblen Stellen (u.a. Türklinken, Wasserhähnen, Kaffeemaschinen, Kühlschranktür etc.) regelmäßig Flächendesinfektionen erfolgen, um auch hierdurch die Infektionsrisiken zu reduzieren. Ebenso sollten Mitarbeitende nach Möglichkeit in unterschiedlichen Büros sitzen. Hierzu bieten sich bei intensivierten Home-Office-Regelungen in vielen Unternehmen aktuell erweiterte räumliche Möglichkeiten.

Schutz der besonders wichtigen Bereiche Fakturierung, Finanzen und Personal

Im Zuge der Herausforderungen durch Corona stehen die Sicherung der Liquidität sowie der Erträge besonders im Vordergrund (mehr dazu lesen Sie hier). Hierbei spielen die Bereiche Fakturierung, Finanzen, und Personal eine besondere Rolle:

  • Auch in von der Krise nicht unmittelbar betroffenen Branchen spielt die laufende Fakturierung eine zentrale Rolle. So dürfte in der Sozialwirtschaft beispielsweise ein ambulanter Pflegedienst aktuell eher mehr als vorher zu tun haben, aber es muss sichergestellt werden, dass laufend Rechnungen gestellt werden.
  • In der Finanzbuchhaltung muss aufgrund der sich verschärfenden Krise und erhöhter Insolvenzrisiken der Vertragspartner das Mahnwesen intensiviert werden. Aber ebenso trägt jedes verantwortungsvolle solvente Unternehmen zur Stabilisierung der Gesamtwirtschaft dadurch bei, dass es seinerseits durch eine funktionierende Finanzbuchhaltung seine eigenen Rechnungen zeitnah bezahlt. Denn krankheits- oder quarantänebedingte Zahlungsverzögerungen können bei Lieferanten existenzielle Bedrohungen auslösen.
  • Dem Personalbereich kommt in vielen Unternehmen in den nächsten Wochen eine besondere existenzsichernde Bedeutung zu. Nach aktuellem Kenntnisstand wird davon ausgegangen, dass es in vielen Unternehmen ab sofort erforderlich ist, Kurzarbeit einzuleiten. Kurzarbeit kann einen doppelten Beitrag zur Existenzsicherung von Unternehmen leisten:
    • Durch Kurzarbeit kommt es zu einer schnellen und spürbaren effektiven Kostenentlastung, das heißt die Verluste können minimiert werden.
    • Zugleich kommt es zu einer wirksamen Liquiditätsentlastung der Unternehmen. Im Gegensatz zu den von der Bundesregierung gern ins Feld geführten Liquiditätshilfen muss diese Art der Liquiditätssicherung später nicht zurückgezahlt werden.

Die Beantragung von Kurzarbeitergeld, die interne Kommunikation und die saubere administrative Abwicklung erfordern eine gut funktionierende Personalabteilung. Da in allen drei Bereichen Spezialkenntnisse und der Umgang mit Spezialsoftware erforderlich sind, ist eine externe Überbrückung schwierig. Daher müssen erhebliche organisatorische Vorkehrungen getroffen werden, um gerade diese Bereiche risikorobust aufzustellen. Hierzu gehören neben den oben beschriebenen speziellen Schutzmaßnahmen (auch inkl. der Prüfung der besonders sicheren Möglichkeit von Mobile Office) auch die schnelle Schaffung von Vertretungsregelungen und gegebenenfalls Schulungen, um eine gegenseitige Vertretungsmöglichkeit zu schaffen. Gegebenenfalls müssen auch Vorgesetzte aus den operativen Bereichen in die Lage versetzt werden, beispielsweise Rechnungen zu schreiben.

Der Autor Attila Nagy ist geschäftsführender Partner der rosenbaum nagy unternehmensberatung.

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