Das Gesetz zur Weiterentwicklung der Gesundheitsversorgung (GVWG) stellt neben den Pflegestärkungsgesetzen in den Jahren 2015 bis 2017 die inhaltlich umfassendste Pflegereform der letzten Jahre dar. Dies liegt insbesondere an der Vorgabe der tariflichen Vergütung der Mitarbeiter:innen nach §72 SGB XI als Zulassungsvoraussetzung für die Versorgung der Pflegebedürftigen. Nicht-tarifgebundene Träger werden erhebliche Sprünge bei den Personalkosten umsetzen müssen und möglichst über die Pflegesatzverhandlung refinanzieren. Ein Jahr später folgt der nächste Kostensprung: die neue Personalbemessung (PeBeM) wird in den meisten Bundesländern zu einer Mehrpersonalisierung und damit ebenfalls zu Kostensteigerungen führen.

Auch wenn diese Kostensteigerungen erfolgreich in der Pflegesatzverhandlung untergebracht werden können, kann das GuV-Ergebnis leiden – im schlimmsten Fall entsteht ein Defizit. Somit sollte schon jetzt analysiert werden, wo noch Effizienzreserven vorhanden sind.

Was bedeutet Effizienz für die Stationäre Pflege?

Effizienz heißt, ein optimales Verhältnis aus Ressourceneinsatz und Ergebnis zu erzielen. Mithin spielen die Prozesse eine ganz entscheidende Rolle für die Effizienz eines Hauses.

Kernprozesse der Stationären Pflege

Auch bei den Unterstützungsprozessen bieten sich viele Ansatzpunkte zur Optimierung. Grundsätzlich ist hier die Frage zu beantworten: Make or buy?

Allseits bekannt, in vielen Fällen jedoch noch unzureichend genutzt, ist das Thema Outsourcing. Hier kann man sicherlich geteilter Meinung sein, denn diese Bereiche können eine ganz entscheidende qualitätsbildende Funktion haben. Wenn man sich der Organisation dieses Bereichs nicht entschieden widmet, erreicht weder die gewünschte Qualität noch eine angemessene Wirtschaftlichkeit. Bei entsprechender Größe, Flexibilität des Mitarbeitereinsatzes und insbesondere bei entsprechendem Know-how im Haus kann man selbst die Leistung ebenso günstig erbringen, wie ein externer Dienstleister bei zugleich möglicherweise besserer Qualität. Häufig scheitert dies aber an fehlender Konsequenz oder eben an strukturellen Grenzen. In solchen Fällen kann Outsourcing eine gute Lösung sein.
Die Unterstützungsprozesse der Hauswirtschaft lassen sich auch durch veränderte technische Möglichkeiten optimieren. Verbesserte Logistik und moderne Produktionstechnologie beispielsweise ermöglichen die Belieferung aus Zentralwäschereien oder Zentralküchen bei gleichbleibender Qualität und ohne erhöhte Kapitalbindung. Ebenso bieten internetbasierte und vernetzte EDV-Lösungen und moderne Schnittstellen die Basis für die Auslagerung der EDV, zentrale Abrechnungen, die Vereinfachung administrativer Prozesse und ein zeitnahes Controlling auf Basis deutlich günstigerer Kosten.
Eine ganz wesentliche Rolle spielen aber auch Unterstützungsprozesse, die helfen, die Erlösseite abzusichern. Es ist in der Regel kaum möglich, bei einer Belegung unter 90-92% ein Heim noch wirtschaftlich und zugleich qualitativ angemessen zu betreiben. Daher muss den Themen Akquisition, Marketing und Vertrieb eine zentrale Bedeutung beigemessen werden – sowohl in Richtung Kunden als auch zur Gewinnung von Mitarbeitern. Zugleich sind dies Aufgabenbereiche, in denen die wenigsten Einrichtungen klar geregelte Prozesse und Instrumente haben. Dabei bestehen gerade bei Komplexträgern vielfältige Möglichkeiten, den Marktzugang professionell zu sichern.

Wo bestehen die größten Optimierungspotenziale?

Hier sollte man sich zunächst auf die größten Kostenpositionen konzentrieren. Je nach Vergütungshöhe und Outsourcinggrad belaufen sich die Personalkosten auf ca. 70% der Gesamtkosten. Die effektive Steuerung des Pflege- und Hauswirtschaftspersonal ist somit von besonderer Bedeutung. Jedoch lassen sich auch im Bereich der B- und C-Kosten nicht unwesentliche Optimierungspotenziale finden, so dass auch hier eine Überprüfung lohnenswert ist. Die nachfolgende Tabelle zeigt die typische Kostenstruktur eines Altenpflegeheims und die Optimierungspotenziale, die in den einzelnen Kostengruppen durchschnittlich zu realisieren sind. Es handelt sich dabei um unsere Erfahrungswerte aus über 300 Projekten im Bereich der stationären Pflege.

GesamtOptimierungspotenzial
in %
Optimierungspotenzial bez. auf GesamtkostenAufwand der Optimerung
Op. Personalkosten55-70%bis 20%bis 10%niedrig bis sehr hoch
Verwaltungspersonalkosten3-6%bis zu 30%1-2%mittel
Lebensmittel4-6%bis zu 30%0,5-2%niedrig bis mittel
AfA und Kapitalkosten10-20%bis zu 10%0-2%mittel bis sehr hoch
Energiekosten2-3%bis zu 30%0,2-1%mittel bis sehr hoch
Entsorgungskosten0,5-1,5%bis zu 40%0-0,6%niedrig
Pflegematerialien1-3%bis zu 30%0,3-1%niedrig
Verwaltungssachkosten2-3%bis zu 30%0,2-0,6%niedrig
Sonst. Sachkosten2-4%bis zu 30%0,5-1%niedrig

Die Optimierungsansätze, die zu wählenden Maßnahmen und die zu realisierenden Effekte werden natürlich bei jeder Einrichtung anders ausfallen. Ein externes Benchmarking (Vergleich mit anderen Einrichtungen, die in diesem Bereich bzw. Prozess besonders gut sind) hilft, das Potenzial einzuschätzen.

Mit dem Betriebs-Check wissen Sie innerhalb kurzer Zeit über Ihre Optimierungspotenziale Bescheid!

Um innerhalb von kurzer Zeit alle wesentlichen Effizienzsteigerungspotenziale zu identifizieren, haben wir mit dem Betriebs-Check für Altenpflegeheime ein spezielles Beratungsprodukt. Wir brauchen dazu zwei Tage Zeit mit Ihren Führungskräften sowie einige Finanz- und Leistungsdaten. Nach 2-3 Wochen geben wir Ihnen eine Rückmeldung, in welchen Bereichen Sie Möglichkeiten zur Optimierung haben und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen.