Unsere tägliche Arbeit ist stark durch digitale Lösungen geprägt. Schon vor vielen Jahren haben wir damit gestartet, unsere Arbeits- und Unterstützungsprozesse bestmöglich und konsequent digital zu stützen. So haben wir bereits 2017 einen kompletten Wechsel zu MS 365 vollzogen. Wir arbeiten seitdem vollständig in der Europacloud von Microsoft. Die Zusammenarbeit im Team hat dadurch einen Quantensprung erfahren. Alle Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können so in derselben Powerpoint-, Excel- oder Worddatei gleichzeitig arbeiten. Das bedeutet: Keine Abstimmungen mehr, wer gerade welche Version bearbeitet und keine Zusammenführung von Berichtsteilen mehr! Auch das Auffinden von Dateien und Informationen ist durch eine eigens für unsere Belange gestalteten Sharepoint-Umgebung erheblich erleichtert worden. Das Ganze setzen wir natürlich datenschutzkonform entsprechend der DSGVO um.
Unsere interne Kommunikation haben wir in Teams-Kanälen und Chats verlagert. Interne E-Mails mit langen Antwortketten gibt es bei uns nicht mehr. Und was wir schon lange vor der Coronapandemie erprobt haben, ermöglicht über Videokonferenzen und Co heute unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern neue Möglichkeiten des Arbeitens wie z.B. Workation. Neben den gängigen Microsofttools Teams, Planner, Forms, PowerBI und Co. nutzen wir Miro für Kreativprozesse, Moodle für unseren internen und externen Fortbildungsmaßnahmen und Semco für Seminarprozesse. Unsere Unterstützungs- und Leistungsprozesse laufen über ein ERP-System. Wir sind mittlerweile völlig papierlos. Auch die Telefonie ist seit 2017 virtualisiert und die altbekannten Desktoptelefone verschwanden aus den Büros.
Neuester Trend ist die Nutzung der KI für unsere eigenen Arbeitsprozesse. Als eine der ersten Firmenkunden haben wir den Microsoft Co-Pilot gebucht – wenngleich wir feststellen mussten, dass dieser noch in den “Kinderschuhen seiner Potenziale” steckt.
Dieser digitale Change-Prozess ist nicht von einem Tag auf den anderen bewerkstelligt worden. Unsere Erfahrung ist, dass es eine konsequente Gesamtstrategie für die Transformation braucht. Wir sorgen dabei für den notwendigen Raum für Befähigung und kontinuierliches Lernen. Letztlich haben wir es so geschafft, alle auf diesem Weg mitzunehmen und die Mehrwerte der Digitalisierung klar spürbar zu machen.
