Smarte Dokumentation die trägt – zwischen Fachlichkeit, Alltag und Prüfbarkeit

Dokumentation wird oft als reine Pflicht empfunden – als zusätzlicher Aufwand neben einem ohnehin vollen Berufsalltag. Und doch ist genau dieses schriftliche Festhalten ein zentrales Element im Teilhabeprozess. Denn Dokumentation macht fachliches Handeln sichtbar, sie schafft Transparenz und bildet die Grundlage dafür, dass Entwicklungen nachvollziehbar, Erfolge bewertbar und Bedarfe erkennbar bleiben. Sie dient sowohl der Qualitätssicherung und Wirkungskontrolle als auch der internen Steuerung und externen Abrechnung gegenüber Leistungsträgern. Ganz nach dem Motto: Was nicht dokumentiert ist – ist nicht geschehen.

Der Hintergrund

Die Verpflichtung, erbrachte Leistungen in der Eingliederungshilfe zu dokumentieren, besteht nicht erst seit dem Bundesteilhabegesetz (BTHG). Doch mit der Umstellung auf personenzentrierte Leistungserbringung und der Einführung des Wirksamkeitsnachweises hat die Dokumentation eine noch massivere Bedeutung eingenommen: Sie soll nicht nur festhalten, was getan wurde, sondern auch belegen, ob und wie die Maßnahmen zur Erreichung individueller Teilhabeziele beigetragen haben. Leistungsträger können gemäß § 129 SGB IX nämlich Kürzungen der Vergütung, auch rückwirkend, bei Nichterfüllung der gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen des Leistungserbringers vornehmen.

Umso wichtiger ist es, die Dokumentation so zu gestalten, dass sie wirksamkeitsorientiert und fachlich belastbar ist. Im Unterschied zur Pflege steht in der pädagogischen Begleitung dabei nicht die minutengenaue Intervention im Vordergrund, sondern die dynamische Entwicklung von Fähigkeiten und Teilhabemöglichkeiten. Damit einher gehen deutlich komplexer geworden Dokumentationsanforderungen.

Viele Mitarbeitende erleben die Dokumentation als zusätzliche Belastung im Alltag und haben Fragen:

Was muss überhaupt dokumentiert werden – und wie genau?
Welche Verbindung zwischen Methoden und Fachkonzeption gibt es?
Wie wird der Teilhabeprozess fachlich angemessen abgebildet?
Wie lassen sich Alltag und Dokumentationsanforderungen in Einklang bringen?
Welche Verantwortung tragen Assistenzkräfte, Leitungspersonen und Verwaltung jeweils?

Das Konzept

Wir unterstützen Sie dabei, die Dokumentation so zu gestalten, dass sie fachlich tragfähig, rechtssicher und im Alltag umsetzbar ist. Unsere Herangehensweise:

Wir analysieren bestehende Dokumentationsprozesse und zeigen auf, wo Klarheit, Struktur oder Entlastung notwendig sind.
Wir entwickeln mit Ihnen dokumentationsbezogene Standards, die fachliche Anforderungen, Prüfkriterien und Alltagstauglichkeit miteinander verbinden.
Wir qualifizieren Ihre Mitarbeitenden praxisnah in der konkreten Umsetzung – mit Bezug zu Fachkonzept, Teilhabeprozess und Leistungssystematik.
Wir unterstützen die Einführung in bestehende, digitale Systeme und begleiten Sie bei der Verbindung von Fachlichkeit und Systemlogik.
Wir stärken die Verbindung von Dokumentation und Wirkung – als zentrales Element moderner Eingliederungshilfe.